Scope Creep o también conocido como síndrome del lavadero de proyectos es un problema común en la gestión de proyectos. Se refiere a la adición de tareas o funcionalidades adicionales al alcance de un proyecto sin la debida planificación o control.

Esto suele ocurrir debido a una mala comunicación entre el equipo de trabajo y los clientes.

Principales causas del Scope Creep o síndrome del lavadero

Uno de los principales problemas del Scope Creep es que a menudo no se tiene en cuenta el impacto que tendrá sobre el cronograma y el presupuesto. Esto significa que el proyecto se retrasará en alcanzar los objetivos y costará más que el previsto. Esto puede llevar a una situación en la que el proyecto no se completa a tiempo o con una calidad inferior a la original o que consume más recursos a la agencia o equipo de marketing del que habían previsto y eso disminuye sus ganancias.

Además, el Scope Creep puede llevar a la falta de claridad sobre el alcance del proyecto. Esto puede llevar a que el equipo de trabajo no sepa qué funcionalidades o tareas son prioritarias, lo que puede llevar a una pérdida de tiempo y recursos. La pesadilla para toda agencia es realizar acciones que el cliente solicita y que no estaban definidas al comienzo del proyecto, en ese punto se ve obligado a confrontar con el cliente para solicitar un aumento del presupuesto o reconducir el plan de acción a lo originalmente acordado.

Un ejemplo de Scope creep o síndrome del lavadero

Te cuento una breve historia para que lo entiendas.

La agencia de marketing digital estaba trabajando con un cliente para desarrollar un sitio web para su empresa.

El proyecto inicial fue relativamente sencillo, con una lista corta de requisitos y un presupuesto limitado.

Sin embargo, a medida que el proyecto avanzaba, el cliente comenzó a agregar más y más requisitos. Esto comenzó como algunos cambios menores, pero pronto escaló a cosas mucho más grandes, desde cambios en la funcionalidad hasta nuevas secciones o páginas que requerían diseño.

Como resultado, el presupuesto y el tiempo asignado al proyecto se vieron afectados y la agencia de marketing digital se vio obligada a cambiar su enfoque. Debieron ajustar sus horarios de trabajo para poder cumplir con los plazos comprometidos.

Al final, el proyecto se completó, pero el coste total fue mucho mayor de lo que se había presupuestado inicialmente. La agencia de marketing digital tuvo que trabajar mucho más de lo previsto para completar el trabajo, lo que generó un coste adicional para el cliente.

Pero el problema era aún mayor porque la agencia en ningún momento le comunicó al cliente todos estos costes adicionales. Por lo que el cliente quedó muy molesto dentro de su proceso de disonancia cognitiva, aunque la página web le gustaba, no le gustaba tanto la idea de tener que aumentar el presupuesto que había aceptado al principio.

Por supuesto, para la agencia era mucho más importante satisfacer al cliente que el coste extra asumido en el desarrollo del proyecto. Además, tuvo en cuenta ese coste y experiencia para mejorar sus presupuestos y añadir cláusulas y una explicación clara al cliente, sobre la definición y alcance del proyecto, informándole en todo momento del coste por hora adicional fuera de lo establecido.

Cómo identificar y prevenir el Scope creep o síndrome del lavadero

Para evitar el Scope Creep, los miembros de tu equipo de proyectos deben identificar y establecer un alcance claro desde el principio de forma y con el cliente.

El alcance debe ser lo suficientemente detallado como para satisfacer a los clientes y no poner en riesgo el proyecto, pero lo suficientemente flexible como para permitir cambios, esto puede ocurrir. Es importante establecer un proceso de solicitud a los clientes para aceptar cambios y asegurarse de que estos cambios sean documentados y comunicados a todos los interesados.

En lo que respecta a la ampliación del alcance, el director del proyecto debe participar activamente en la supervisión del alcance del proyecto y asegurarse de que cualquier cambio se discuta y acuerde con todos los miembros del equipo, ya que afectará a otros aspectos del proyecto.

Además debe documentar y se comunicarlo a todos los miembros del equipo y dejar claro al cliente si estos cambios implican una ampliación del alcance del proyecto.

El Scope Creep puede ser un problema importante para los miembros de tu equipo de proyectos si no se controla de manera adecuada. Esto significa que es importante que los equipos de proyecto sean conscientes de los riesgos que pueden suceder y tengan un plan para abordar estos riesgos. Esto ayudará a asegurar que el proyecto se lleve a cabo dentro del presupuesto y el cronograma previstos.

La buena noticia es que puedes descubrir a través de tu experiencia los datos que necesitas para tomar decisiones y conseguir tu objetivo: cumplir con las necesidades y expectativas del cliente (interno y externo)