Una vez hayas comenzado a vender en WooCommerce, la plataforma comenzará a recabar datos que utilizados correctamente pueden ser de gran ayuda. Para acceder a los informes tan solo tienes que entrar a través del menú «WooCommerce / Informes» y te saldrán los 4 tipos que hay.

Informe de pedidos

Estos informes te dan información de los pedidos que se han realizado, así como su valor a lo largo de un período de tiempo determinado:

Ventas por fecha

En la parte superior podrás observar las diferentes subcategorías existentes, te voy a enseñar en primer lugar «Ventas por fecha».

Al mismo tiempo, dentro de cada una de las subcategorías se puede seleccionar un período de tiempo determinado, desde los últimos 7 días (como puede verse en la imagen), lo que llevas de mes o también los pedidos que llevas desde que comenzó el año. También puedes personalizarlo y apuntar el período que desees conocer.

En la columna de la izquierda aparece desplegada toda la información que se refleja en el gráfico. Si seleccionas una de ellas en concreto verás como se resalta en color en la gráfica de la derecha. Por ejemplo, voy a seleccionar pedidos realizados.

Como puedes ver automáticamente se resalta en otro color, para, de esta forma, poder realizar un análisis visual rápido.

Ahora te voy a enseñar la evolución a lo largo de todo el último año. Esta parte es la más interesante del informe de pedidos por fecha, dado que podemos observar como esta siendo la evolución de nuestro eCommerce y de esta forma tener una visión ampliada y poder ver donde hay picos de demanda, o, por el contrario observar aquellos días donde no conseguimos vender.

Ventas por producto

En esta subcategorías puedes observar de nuevo la evolución a lo largo del tiempo pero esta vez observando como se comportan los productos individualmente.

Existen 4 categorías que puedes seleccionar:

• Buscar producto: Para encontrar un producto en concreto escribiendo el nombre.
• Más vendidos: El top de los productos más vendidos a lo largo de ese período.
• Los mejores gratuitos: En el caso de que tengas algún producto gratuito.
• Los más rentables: Aquellos que más ingresos te han dado.

Ventas por categoría

Si en lugar de analizar cómo se esta comportando un único producto en concreto, preferimos ver cómo se está vendiendo una categoría. Tan solo tienes que seleccionar una y observar las gráficas.

Cupones por fecha

Dentro de este informe existen 3 categorías:

• Filtrar por cupón: Aquí puedes ver todos los cupones existentes para seleccionar uno.
• Más popular: Los más usados por los clientes.
• Con más descuento: Los que más descuentos acumulados han generado.

Informe de clientes

A lo largo de este informa podremos sacar información muy útil sobre cómo nos compran nuestros clientes. Es menos usado que el informe de pedidos, pero no por ello menos importante.

Clientes o invitados

En la pestaña «clientes o invitados» podrás observar una imagen parecida a esta.

WooCommerce separa las ventas a los clientes de la de los invitados, para que así puedas observar rápidamente si la mayoría de tus ventas provienen de personas que no son tus clientes o al contrario.

De forma similar al informe de pedidos, justo arriba existen varias pestañas que nos permiten observar los datos a lo largo de diversos períodos de tiempo. Por ejemplo, te voy a enseñar como han sido las compras durante todo el año 2019:

Aquí se puede observar rápidamente que durante los meses de verano, es decir Julio y Agosto es cuando se han realizado la gran mayoría de pedidos.

También se puede ver que en el mes de Mayo fue cuando más usuarios se registraron, también bastantes en Junio, pero luego cayeron en picado y dejaron de regristrarse.

Listado de clientes

En este apartado podrás ver como su propio nombre dice el listado de tus clientes.

Te aparece también un buscador, que te permitirá encontrar a un cliente en concreto que busques. Justo debajo vienen todos los datos agrupados en diferentes columnas. En primer lugar el nombre y los apellidos, posteriormente el nombre de usuario, su correo electrónico, la ubicación (que con la nueva ley de protección de datos es imposible recabar información, por lo que te aparecerá en blanco), el número de pedidos que ha realizado, el dinero en total que se ha gastado ese cliente, cuándo fue su último pedido y por último acciones. También puedes exportar la lista de clientes en WooCommerce para poder gestionarlos de una manera rápida y eficaz

Esta última columna te permite ver ciertas cosas de ese usuario en concreto. Te permite:

• Actualizar: Para refrescar los datos por si no te cuadran con los verdaderos.
• Editar: Editar esa cuenta en concreto de usuario.
• Ver pedidos: Ver un listado de todos los pedidos que ha realizado ese usuario.
• Vincular: Para vincular pedidos anteriores del usuario, antes de registrarse.

Realizar la acción de vincular puede resultar bastante interesante para aquellos casos de usuarios, que en el pasado realizaron varias compras, por ejemplo, hicieron 5 pedidos, y más tarde se inscribieron. Si no realizamos ninguna acción, esos 5 pedidos no quedarán vinculados a ningún cliente.

Pero si hacemos click en ese ajuste, automáticamente WooCommerce ligará los pedidos previos de ese usuario.

WooCommerce detecta cuando existen varios Mails similares, de forma que si ve que ese cliente tiene el mismo Mail que uno que se utilizó anteriormente en una compra, saldrá ese icono y permitirá vincular los pedidos anteriores de ese usuario.

Una vez le des, automáticamente aparecen los pedidos que ha realizado anteriormente este usuario.

El único problema que presenta este apartado, es que no permite exportar los datos, ¡pero no te preocupes! puedes instalar el plugin Exportar clientes y pedidos de WooCommerce para trabajar con todos estos datos en una hoja aparte. Si quieres añadir otras funcionalidades a este listado de clientes, como por ejemplo ordenar a tus clientes por número de pedidos realizados, o dinero gastado, puedes instalar el plugin CRM para WooCommerce.

Informe de inventario

Si quieres garantizar que siempre exista un stock constante en tu tienda, este informe te será de bastante utilidad. En el puedes ver aquellos productos de los que existen pocas existencias, o por el contrario, que existan demasiadas y esten generando pérdidas por almacenar demasiado.

Existen a su vez 3 categorías:

• Casi sin existencias
• Agotado
• Con más existencias

Voy a ir enseñandote una a una cada categoría para saber de que te pueden servir:

Casi sin existencias

En esta primera categoría se muestran aquellos productos que se encuentran escasos de stock. Es la categoría más útil para llevar un seguimiento rápido de los productos y ver cuáles debes reponer con mayor urgencia antes de que se agote la cadena de suministro.

Debajo aparecerán todos los productos agrupados de la siguiente forma:

• Producto: El nombre del producto.
• Superior: Para aquellos productos que están agrupados a su vez en otra categoría superior.
• Unidades en inventario: Número de productos quedan en stock.
• Estado del inventario: En stock o sin stock
• Acciones: Puedes editar (icono de ruedecilla) o ver (icono de ojo) ese producto.

Dependiendo del tipo de eCommerce que tengas, deberás modificar el «umbral» a partir del cuál quieres que WooCommerce considere que el producto se encuentra en «bajo stock». Esto variará según la rotación que tenga tu comercio.

Por ejemplo, si tienes una tienda online de camisetas low cost, puede ser que te interese tener un «umbral» más alto, al menos de 20, sin embargo si te dedicas a vender maquinaria seguramente debas colocar un umbral mucho más bajo.

Ese umbral que pongas también determinará cuando te van a llegar los emails para informarte de que tienes poco stock. Si te parecen pocas las opciones que ofrece por defecto WooCommerce, también puedes instalar el plugin Notificaciones avanzadas en WooCommerce.

Agotados

Como su propio nombre indica, esta categoría muestra los productos que se han quedado sin stock.

Las columnas muestran lo mismo que en la subcategoría de casi sin existencias. Llama la atención que aún persistan las columnas de «unidades en inventario» y «estado del inventario», dado que lo único que deberían de salir aquí, son los productos que no tienen ninguna unidad ¿no? Pues puede no ser así.

Resulta que puedes cambiar un ajuste para poder seguir vendiendo un artículo o producto, aunque se haya terminado su stock. Imagina que existe un producto determinado que te interesa mucho vender, pero no te llega más stock hasta dentro de unos días, existe un truco para que la página permita seguir vendiéndolo y cuando te llegue el inventario, puedas enviárselo a tus clientes.

Para lograr esto tienes 2 opciones:

1. Cambias el Stock directamente y pones que tienes 1.
2. Cambiar su estado manualmente en la pestaña de «inventario».

Como podrás observar, el producto sigue sin stock, sin embargo, en el desplegable de estado, puedes seleccionar «En stock», para que se pueda seguir comprando.

Para poder hacer esto debes seleccionar la opción «Permitir» en el desplegable «Permitir pedidos de productos fuera de stock». Si no lo haces de esta forma, aunque pongas «En stock», al guardar los cambios quedará de nuevo como «Agotado».

Con más existencias

Aquí encontrarás ordenados de mayor a menor los productos con mayor stock en tu tienda.

Las columnas como te habrás percatado no cambian respecto a los anteriores.

Visualizar de vez en cuando este informe puede ser de utilidad para observar cuáles son los productos con menor rotación, o, simplemente que no se venden. Teniendo esto en cuenta, puedes llevar a cabo acciones de promoción o aplicar cupones para vender estos productos y de esta forma ganar espacio en almacén.

Si manejas un inventario considerable de productos y quieres cambios rápidos de inventario, sin tener que entrar producto a producto para modificarlos, te recomiendo instalar el plugin Control de stocks avanzado en WooCommerce, que te permitirá hacer todas las modificaciones desde una única lista y de forma masiva.

Informe de impuestos

WooCommerce también recopila datos sobre los impuestos y ayuda a recopilar información que te ayudará cuando tengas que rellenar la declaración de la renta o saber del total de tus facturas, cuántos impuestos tienes a liquidar.

Impuestos por código

Como en todos los informes anteriores, te da la posibilidad de configurar los períodos de tiempo que quieras ver en concreto. Además de eso se muestran las siguientes columnas:

• Impuesto: indica el código de país (ES) sobre el que se ha configurado el impuesto, así como el nombre de dicho impuesto, para el caso de España es el IVA.
• Tasa: la tasa impositiva correspondiente.
• Número de pedidos: cuenta el número de pedidos en los que se ha aplicado dicho tipo impositivo en tu tienda online con respecto al período de tiempo que hayas marcado.
• Importe de impuestos: la suma total de impuestos correspondiente al número de pedidos anterior.
• Importe de la tasa de envío: la suma total de impuestos de envío correspondiente al número de pedidos anterior. Recuerda que en los ajustes de impuestos de WooCommerce puedes definir qué tipo de impuesto corresponde a los envíos.
• Total de impuestos: es la suma del importe de impuestos más las tasas de envío.

Impuestos por fecha

En el informe anterior los impuestos vienen ordenados y clasificados por su respectivo código y en el siguiente informe vienen ordenados por fecha como aparece en la imagen:

• Las columnas muestran la siguiente información:
  • Período: indica la fecha cuando se ha cobrado el impuesto en tu eCommerce.
  • Número de pedidos: cuenta el número de pedidos que se han realizado en el período indicado.
  • Ventas totales: es la suma  de todos los pedidos que se han efectuado en dicho período.
  • Envío total: corresponde a la suma de todos los portes de envíos en dicho período.
  • Total de impuestos: es la suma de impuestos de todos los pedidos realizados en dicha fecha. Incluye tanto los impuestos de los productos como los impuestos de los envíos.
  • Beneficios neto: es la diferencia entre la columna de ventas totales menos la columna de importe de impuestos. Vaya, tus ingresos netos.

Conclusión

WooCommerce te ofrece la posibilidad de registrar muchísima información útil a través de estos informes. Para complementarlos también existen diversos plugin que aumentan sus funcionalidades.

Además, si quieres hacer un estudio en mayor profundidad de alguno de los informes, en prácticamente todos (menos en el de clientes) te ofrece la posibilidad de exportar en formato CSV para trabajarlo desde otra plataforma.

En STAMINA Marketing conocemos muy bien el buen uso que se les puede dar a estos informes de Woocommerce y por ello te recomendamos que exprimas su potencial 😄

¿Tienes más dudas sobre cómo montar y diseñar tu tienda online? Aquí te dejo este tutorial completo de WooCommerce en 2021.