Dentro del marketing digital nos encontramos un sin fin de términos, algunos más usados que otros y que por ello puedes conocerlo. En cambio hoy vamos a ver ¿qué son los workflow? y su importancia. Tras leer este post querrás aplicar esta forma de trabajo a tu empresa.

¿Qué es un workflow?

Importante traducir el término para comprenderlo mejor, workflow significa flujo de trabajo y sirve básicamente para automatizar todas las tareas repetitivas a las que te puedes enfrentar en tu día a día. De manera que te haga la vida y el trabajo más fácil.

Una estrategia global de marketing digital implica una comunicación continuada con nuestros clientes potenciales, sin olvidar que la comunicación debe de tener un mínimo grado de personalización en función del cliente. De este modo, nos será mucho más efectiva.

Pero, ¿qué ocurre si tengo muchos clientes potenciales? Un gran número de clientes potenciales se traduce en tiempo que necesita la empresa para comunicarse con cada uno de ellos. Aquí es donde entra el workflow, podrás automatizar las comunicaciones sin olvidar ese “extra”, el detalle de la personalización.

Si nos vamos a una definición más técnica, diría que es es un flujo de trabajo automatizado que ayuda a desencadenar las acciones de marketing digital mediante una condición inicial. Por ejemplo, dentro de la página web de tu empresa podrás decirle al sistema que dependiendo de las características que tiene tu cliente potencial tras rellenar un formulario se le envíen un tipo de emails u otros. De este modo podrás utilizar dicha herramienta complementando tu estrategia de email marketing.

Requisitos para que un workflow funcione

Los workflows serán diferentes en función de las variables que especifiques como empresa y los objetivos que tengas dentro de tu estrategia de marketing digital. Aún así nos encontramos con dos requisitos básicos que tiene que tener cada workflow para que funcione:

Tiene que partir de una condición inicial específica que se haya indicado previamente. Esto comienza con una acción del usuario. Ya sea que visite una página web, se suscriba en una newsletter…
Tras cumplirse el primer requisito, la empresa generará flujos de comunicación con los clientes gracias a esas acciones automatizadas. Esos flujos se habrán diseñado previamente.

Tras seguir estos pasos lo que el workflow busca en todo momento es el lead nurturing, hacer que nuestro usuario vaya cada vez bajando más y más dentro del funnel de ventas para así lograr una nueva venta, cliente o suscripción. Todo ello de una forma específica en función de como el usuario navegue y utilice tu página web. Mediante una infografía te voy a enseñar lo que sería un workflow y como este se va desarrollando.

Tipos de workflow que existen

Después de conocer los requisitos que tiene que cumplir cada uno de los workflows paso a explicarte los diferentes tipos o categorías que existen.

Workflow Ad Hoc: en esta categoría, las reglas no están fijadas sino todo lo contrario. Las normas en este tipo de sistema de trabajo van siendo modificadas según vayan pareciendo unas u otras necesidades.
Workflow de producción: la antítesis del anterior. No es para nada flexible, se tiene una dirección fijada y establecida previamente. Los trabajadores de la empresa son conscientes y conocen estas directrices también.
Workflow administrativo: el punto medio entre las dos anteriores. Tiene unas reglas de actuación y coordinación preestablecidas pero se utiliza en acciones que no están definidas.

¿Cómo creo un flujo de trabajo?

Como todo método, tiene unos pasos a seguir para que su puesta en práctica tenga resultados visibles. Estos pasos se aplican a cualquier tipo de estructura empresarial o a cualquier necesidad que tenga la empresa. El método de creación de flujo de trabajo siempre es el mismo y por lo tanto no varía.

Definición de objetivos. ¿Qué quiero conseguir? Establecer objetivos teniendo presente toda la información de la que dispones actualmente. Definir bien los objetivos ayudará a toda la continuación del proceso hasta llegar al último paso, la medición.
Diseño. Realizar un esquema o dibujo te permitirá ver de manera más clara las diferentes vertientes de tu trabajo, los pasos y las diversas rutas. No olvides ningún tipo de escena, haría que tu trabajo no estuviese completo. El diseño del mismo es la imagen anterior.
Implementación del método. La suma de los dos pasos anteriores, y ponerlo a prueba. Importante el realizar unos pretests con pequeñas muestras o usuarios ficticios para conocer si se desarrolla o no con normalidad el workflow establecido.
Medición de resultados. Tras generarse nuestro flujo de trabajo y llevar en marcha el tiempo que hayamos establecido, gracias a la definición de los objetivos que habíamos hecho se obtendrán unos resultados para ello.

Recuerda, si no tienes resultados eficientes o relevantes vuelve a la segunda fase, rediseña tu plan. Piensa en qué ha podido fallar y continua con el método. Ahora te añado un ejemplo para que veas un proceso muy básico de workflow que puede llevar adherido tu tienda online.

Beneficios de tener un workflow en tu empresa.

Automatizar los flujos de trabajo pueden hacer que cambie el rumbo de la empresa gracias a las diversas ventajas que este método proporciona. Introducir los workflows puede aportar los siguientes beneficios:

Ayuda a la comunicación interna, la hace más segura fácil y dinámica.
Optimiza tus trabajos.
El trabajo se ve dividido y por lo tanto es más comprensible. Esto ayuda a la efectividad de las tareas.
La productividad se ve mejorada, además se ahorra tiempo.
El servicio de atención al cliente se ve mejorado.
Todos los procesos de la propia empresa se ven integrados.
Ayuda a la toma de decisiones dentro de la empresa.

Conclusión

Los workflows ayudan a aglizar tareas, así como sacar el máximo rendimiento a acciones cotidianas que se suceden en tu empresa y cada día más con el auge del mundo online. Actualmente no podrás concevir una página web sin estos flujos de trabajo que hacen más eficiente tu tienda online y tu propia página web.

Si tienes más dudas hazla saber dentro de la caja de comentarios, comparte la información aprendida en esta entrada si crees que puede ser útil a otros. Desde STAMINA Marketing te podemos aconsejar, guiar y ayudar con la creación de tiendas online para tener así los mejores resultados, gracias a los profesionales que trabajan en la empresa.